Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しSlackに通知する

■概要

新しいメンバーがGoogle WorkSpaceに登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を変更し関係者にSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、対応が遅れると業務に支障が出る可能性もあり、迅速かつ正確な処理が求められます。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定更新とSlackへの通知までを自動化するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkSpaceでユーザー管理を行い、手作業での通知や設定変更に課題を感じている情報システム担当者
• 新メンバーのオンボーディング業務でGoogleカレンダーの共有やSlack通知を頻繁に行う人事・総務担当者
• Google WorkSpace、Googleカレンダー、Slackを利用し、関連業務の効率化を目指すチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーに、Googleカレンダーの共有設定更新とSlack通知が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での設定変更や通知作業による、設定ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkSpace、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle WorkSpaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと付与する権限を指定します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに完了通知やユーザー情報を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのオペレーションでは、共有設定を変更するカレンダーIDを候補から選択し、ユーザーに付与する権限（閲覧のみ、編集可能など）を選択肢から指定してください。
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文は固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したユーザー名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google WorkSpace、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。