Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelのグラフを更新する

■概要

Outlookで特定の件名のメールを受信するたび、その内容を確認し、手作業でMicrosoft Excelのグラフを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでの特定メール受信をきっかけに、AIがメール本文から必要なデータを抽出し、Microsoft Excelの指定箇所へ自動でレコードを追加するため、グラフ更新に関わる一連の作業を自動化し、手入力の手間やヒューマンエラーを削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する定型メールの内容を、Microsoft Excelに手動で転記しグラフを更新している方
• 日々の業務報告や数値報告メールを元に、Microsoft Excelでデータ集計や分析を行っている担当者の方
• メールからのデータ転記作業における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定件名のメールを受信後、AIによるデータ抽出とMicrosoft Excelへのレコード追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスやグラフ更新の遅延といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、データの信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象となるメールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文からMicrosoft Excelに追加したい情報を抽出するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で抽出したデータを指定のファイル、シート、テーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文のどの部分から、どのような形式でデータを抽出するかを、プロンプトを用いて具体的に設定することが可能です。例えば、売上報告メールから「商品名」と「販売数」を抽出する、といった指定ができます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」では、データを追加する先のファイル名、シート名、テーブル名を指定できます。また、抽出したデータをMicrosoft Excelのどの列（ヘッダ）に対応させるか、固定値を入力するかなど、出力形式を細かくカスタムできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

• 事前に、Microsoft Excelのグラフの計算方式を「自動」に設定しておいてください。