■概要
Salesforceで新しい取引先が作成されるたびに、手作業でMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に情報量が多い場合や頻繁に発生する場合、入力ミスや作業漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Salesforceでの取引先作成をトリガーに、Microsoft SharePointへのフォルダ自動生成とSalesforceへの情報保存が実現します。
手動作業を減らすことで、時間の短縮にもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのフォルダ作成や情報連携に手間を感じている方
- Salesforceの取引先情報と関連ドキュメントをMicrosoft SharePointで効率的に管理したいと考えている方
- 営業活動における情報管理の精度向上と業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceでの取引先作成からMicrosoft SharePointのフォルダ作成、Salesforceへの情報保存までを自動化し、作業時間を短縮します。
- 手作業による入力ミスや更新漏れを防止し、SalesforceとMicrosoft SharePointの情報を正確に一元管理できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceの「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Salesforceの取引先情報に基づいてフォルダ名などを指定します。
- 最後に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成されたMicrosoft SharePointのフォルダ情報（例：フォルダURLなど）をSalesforceの該当取引先レコードに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガーで取得した取引先の情報（例：取引先名や取引先IDなど）を、Microsoft SharePointで作成するフォルダの名前に動的に設定できます。
- Microsoft SharePointでフォルダ作成後に取得できるフォルダのURLやIDといった情報を、Salesforceの取引先レコード内の特定のフィールドに保存するように設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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