Jootoで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録してGoogle Chatに通知する

■概要

Jootoでタスク管理をしているものの、タスクの期日を別途Googleカレンダーに手入力し、さらにGoogle Chatで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Jootoでタスクが作成されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、Google Chatにも通知されるため、これらの定型業務における入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jootoのタスク期日をGoogleカレンダーに手動で登録している方
• タスク情報をGoogle Chatで手動で共有し、手間を感じているチームメンバーの方
• タスク管理とスケジュール管理の連携をスムーズに行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jootoでタスクが作成されると、Googleカレンダーへの予定登録とGoogle Chatへの通知が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるタスクの転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jooto、Googleカレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、Jootoから取得した期日情報をGoogleカレンダーに適した形式に変換します。
4. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「GoogleMeetなしの予定を作成（終日）」アクションを設定し、変換した日付情報やタスク名などを元にカレンダーへ予定を登録します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースやユーザーにタスク情報とカレンダー登録完了の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jootoのトリガー設定では、連携対象としたいプロジェクトを任意で指定できます。
• データ変換機能の日付・日時形式の変換では、Jootoから取得したタスクの期日情報などを指定し、Googleカレンダー登録に適した日付形式へ変換するよう任意で設定してください。
• Googleカレンダーへの予定登録アクションでは、予定のタイトルや説明にJootoから取得したタスク名や詳細情報を変数として設定したり、固定の文言を追加したりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知先のスペースを任意で設定でき、メッセージ本文も固定値の入力や、Jootoのタスク情報やGoogleカレンダーの予定情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Jooto、Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336