■概要
Jootoでタスクを管理しているものの、その期日をGoogleカレンダーに手動で登録し、さらにChatworkで関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に複数のタスクが並行して動いている場合、入力漏れや通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jootoへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへの予定登録とChatworkへの通知が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jootoでタスク管理を行い、期日の可視化と共有に課題を感じている方
- GoogleカレンダーとChatworkを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- タスクの期日管理や通知の抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jootoにタスクが登録されると、自動でGoogleカレンダーに予定が追加され、Chatworkにも通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるカレンダーへの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jooto、Googleカレンダー、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、Jootoから取得した期日情報をGoogleカレンダーに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「GoogleMeetなしの予定を作成（終日）」アクションを設定し、変換した日付情報やタスク名などを登録します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、登録されたタスク情報やカレンダーの予定内容を指定したルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのトリガー設定では、連携対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です。
- データ変換機能の日付・日時形式の変換では、変換対象としてJootoから取得したタスクの期日情報を設定し、Googleカレンダーが認識できる日付形式に任意で変換してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、件名や説明などにJootoから取得したタスク名や詳細情報を変数として設定したり、固定の文言を追加したりすることが可能です。
- Chatworkへの通知アクションでは、通知先のルームを任意で設定できるほか、メッセージ本文も固定値の入力や、JootoやGoogleカレンダーから取得した情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Jooto、Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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