■概要
Outlookで受信するメールに添付されたファイルの内容を確認し、GitHubにIssueを手動で作成する作業は、手間がかかりませんか。特に、定期的な報告や問い合わせなど、頻繁に発生する業務であれば、その負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をGitHubのIssueとして登録できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメールに添付されたファイルの内容を、手作業でGitHubのIssueに転記している方
- 添付ファイルのOCR処理とGitHubへのIssue作成を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、正確なタスク管理を実現したいプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGitHubへのIssue作成までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、添付ファイルの内容確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能の「分岐する」アクションを設定し、添付ファイルの有無で後続の処理を分岐します。
- 次に、オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを処理します。
- 最後に、オペレーションで、GitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などをIssueの内容として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールを受信するフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定してください。
- OCR機能では、添付ファイル内のどの部分の文字を読み取るか、抽出する項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
- GitHubのIssue作成アクションでは、OutlookやOCR機能で取得した情報を変数として利用し、Issueのタイトルやコメント、担当者などの各項目に設定できます。また、固定のテキストや値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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