Google スプレッドシートにレコードが追加されたら、請求書を自動作成してSlackで通知する

■概要

Google スプレッドシートへのレコード追加は日々の業務で発生するものの、その後の請求書作成や関係者への通知は手作業が多く、手間やミスが課題となりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しいレコードが追加されると、自動で請求書を作成し、Slackへ通知する一連の流れを構築でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで顧客や案件情報を管理し、請求業務を行っている方
• 手作業での請求書作成とSlack通知に時間と手間を感じている経理担当者の方
• 請求書発行のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのレコード追加をトリガーに、請求書作成からSlack通知まで自動化できるため、手作業の時間を削減できます。
• 請求書作成時の転記ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行の情報を元に請求書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定したチャンネルやメンバーに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた請求書の雛形ファイルIDを指定することで、任意のレイアウトで書類を作成できます。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知先のチャンネルIDやユーザーIDを任意で指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した請求書情報などのデータを動的な値としてメッセージに埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。