■概要
社員情報の連絡がメールで届くたび、手作業でスプレッドシートへ転記するのは手間がかかり、入力ミスも心配ではありませんか。特に新しいメンバーが増える時期などは、人事関連の連絡も多くなり、情報管理の負担が大きくなることがあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した社員情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ追加するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する社員情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している人事担当の方
- メールからのデータ転記作業で、入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている方
- 社員情報の管理業務を自動化し、より戦略的な人事施策に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで人事関連のメールを受信後、AIが内容を解析しGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの入力間違いや、メールの見落としによる情報更新の遅延といったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGmailアカウントとGoogle スプレッドシートアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションとしてAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から社員名や部署、入社日といった必要な情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定したスプレッドシートの適切な列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、社員情報に関するメールに特定のラベル（例：「社員情報連携」など）を事前に設定し、そのラベルを指定することで、関連するメールのみを処理対象とすることができます。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信メールの本文から具体的にどの情報を抽出するか（例：氏名、社員番号、メールアドレス、部署、役職、入社年月日など）をプロンプトで細かく定義することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートのIDやシート名、そしてどの列にどのデータを入力するかを具体的にマッピング設定できます。また、固定値を入力したり、抽出したデータと既存のヘッダー情報を紐付けるなどの柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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