Gmailで社員情報などの人事データを受信したら、Google スプレッドシートに自動追加する

■概要

社員情報の連絡がメールで届くたび、手作業でスプレッドシートへ転記するのは手間がかかり、入力ミスも心配ではありませんか。特に新しいメンバーが増える時期などは、人事関連の連絡も多くなり、情報管理の負担が大きくなることがあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した社員情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ追加するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する社員情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している人事担当の方
• メールからのデータ転記作業で、入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている方
• 社員情報の管理業務を自動化し、より戦略的な人事施策に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで人事関連のメールを受信後、AIが内容を解析しGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの入力間違いや、メールの見落としによる情報更新の遅延といったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとGoogle スプレッドシートアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションとしてAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から社員名や部署、入社日といった必要な情報を抽出するように指定します。
4. 最後に、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定したスプレッドシートの適切な列に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、社員情報に関するメールに特定のラベル（例：「社員情報連携」など）を事前に設定し、そのラベルを指定することで、関連するメールのみを処理対象とすることができます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信メールの本文から具体的にどの情報を抽出するか（例：氏名、社員番号、メールアドレス、部署、役職、入社年月日など）をプロンプトで細かく定義することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートのIDやシート名、そしてどの列にどのデータを入力するかを具体的にマッピング設定できます。また、固定値を入力したり、抽出したデータと既存のヘッダー情報を紐付けるなどの柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。