■概要

Boxにアップロードされるアクセス解析ファイル、その内容の確認とチームへの共有に手間を感じているのではないでしょうか。
手作業でのファイルダウンロード、データ分析、そして関係者への通知といった一連の作業は、時間を要するだけでなく、重要な情報の見落としや共有遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、AIがファイル内容を自動で分析します。
さらに、その結果をDiscordへ通知するプロセスを自動化できるため、日々の業務課題の解消に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとDiscordを日常的に利用し、アクセス解析データの共有プロセスを効率化したいと考えている方
• AIの力を借りてデータ分析やレポート作成にかかる時間を短縮したい方
• 手作業による情報共有の遅延や報告の抜け漏れを防ぎ、迅速な状況把握と意思決定を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからDiscordへの分析結果通知までの一連の業務フローが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ確認や情報共有にかかる時間を削減できます。
• AIによる客観的なデータ分析とシステムによる確実な通知により、人為的な解釈の誤りや報告漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、共有情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDiscordをYoomに連携します。
2. トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを選択し、対象とする特定のフォルダを指定します。
3. 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知されたファイルを取得するように設定します。
4. 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択して、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. その後、AI機能「テキストを生成する」を設定し、OCR機能によって抽出されたテキスト情報やファイル名など前段の情報を活用して、分析結果やサマリーを生成するよう指示します。
6. 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを追加し、AIによって生成されたテキストを指定のチャンネルやユーザー宛てに自動で送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、テキストとして抽出したいデータ項目や範囲を任意で細かく設定することが可能です。
• 「テキストを生成する」では、プロンプトを自由にカスタマイズできることに加え、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことで、動的で詳細なメッセージの作成ができます。
• Discordへの通知設定では、固定のテキストとAIが生成した内容などの変数を組み合わせることで、状況に応じた柔軟な情報共有を実現できます。

■注意事項

• Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924