コラボフローで特定条件に合う申請が承認されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

コラボフローで重要な申請が承認された後、関連部署へMicrosoft Teamsで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、遅延や連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定条件に合う申請が承認された際に、自動でMicrosoft Teamsに必要な情報を通知でき、このような課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの申請承認後、手動でのMicrosoft Teams通知に課題を感じている方
• 承認情報を迅速に関係者へ共有し、業務の停滞を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• 申請関連業務の効率化と、ヒューマンエラーによる連絡漏れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請承認からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業による情報伝達の時間を削減できます。
• システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定し、コラボフロー側で設定した特定の申請が承認されたことをYoomが検知できるようにします。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した承認済み申請の詳細情報を取得します。
4. オペレーションで分岐機能を設定し、取得した申請内容に基づいて、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むように条件分岐を設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルへ承認された申請に関する情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションでは、お使いのコラボフロー環境に合わせて、インスタンス名、アプリケーションコード、参照する文書IDを正しく指定してください。
• 分岐機能では、どのような条件の申請が承認された場合にMicrosoft Teamsへ通知を行うか、具体的な条件（例えば、特定の申請フォームや金額など）を業務内容に応じて設定してください。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチームIDとチャネルIDを正確に指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズしてください。取得した申請情報をメッセージに含めることが可能です。

■注意事項

• ‍‍コラボフロー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。