■概要
freeeサインで管理している文書のステータス変更を、都度kintoneに手入力で反映する作業は、手間がかかる上に、入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。特に多くの契約書や書類を扱う場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、freeeサインで文書の状態が更新された際に自動でkintoneの関連レコードを更新するため、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインとkintone間で、文書ステータスなどの情報を手作業で転記している方
- 契約管理や顧客管理において、kintoneの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方
- freeeサインとkintoneの連携を自動化し、二重入力の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインでの文書ステータス更新が自動でkintoneに反映されるため、これまで手作業で行っていた転記や確認作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや更新漏れのリスクを低減し、kintone上の情報の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が更新された時」など、ステータス変更を検知するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。この際、freeeサインから取得した情報（文書IDや新しいステータスなど）を基に、kintone内の該当するレコードを指定し、更新するフィールドと値をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、どのkintoneアプリのレコードを更新対象とするか、アプリIDを指定する必要があります。
- freeeサインから取得したどの情報（例：文書ID、依頼者メールアドレスなど）をキーとして、kintoneの更新対象レコードを特定するかを設定します。
- kintoneのどのフィールドに、freeeサインのどの情報（例：文書ステータス、更新日時など）を反映させるか、詳細なマッピングが可能です。また、固定値を入力したり、取得データを加工して設定することもできます。
■注意事項
- freeeサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
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