■概要
Google スプレッドシートでの在庫管理において、定期的な確認や異常発見時の通知作業は手間がかかるのではないでしょうか？
また、目視での確認では見落としが発生し、対応が遅れてしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートの在庫情報をAIが自動で分析し、異常を検知した場合にGmailで通知することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで在庫を管理し、手作業での確認や通知に課題を感じている方
- AIを活用して在庫の異常を早期に把握し、迅速な対応体制を構築したいと考えている方
- 定期的な在庫チェックと報告業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの在庫情報をAIが定期的に分析し、異常検知からGmailでの通知までを自動化するため、手作業による確認や連絡の時間を短縮できます。
- システムによる自動的な異常検知と通知により、人的な見落としや報告漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、在庫情報を確認したい日時や頻度を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、在庫情報が記載されたシートのデータを取得します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した在庫データを基にAIが異常を検知するようにプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが検知した異常内容を指定した宛先にメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、在庫チェックを実行したい具体的な日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで複数のレコードを取得するアクションでは、在庫データが格納されている対象のスプレッドシートID、シート名、取得したいデータの範囲や条件を任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクションでは、分析する在庫データの特性に合わせて異常検知の精度を高めるためのプロンプトや、通知メールに記載するテキストの文字数、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を受け取るメールアドレス（宛先）、メールの件名、そしてメール本文の内容（異常検知結果のサマリーなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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