kintoneでレコードが編集されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザ情報を更新する

■概要

kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローを併用する中で、社員情報などのマスターデータが変わるたびに、両方のシステムで手作業更新を行うのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした二重入力は、作業負荷になるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報を編集するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー情報が自動で更新されるため、データ連携に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとジョブカン経費精算・ワークフロー間で発生する手作業でのデータ更新を効率化したい方
• 両システムのデータ不整合や入力ミスを防ぎ、マスターデータの一元管理を目指している情報システム担当の方
• ジョブカンとkintoneの連携を自動化し、定型業務から解放されたいと考えている業務改善担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのレコード編集を起点に、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー情報が自動更新されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• システム間で自動的にデータが同期されるので、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザ情報の更新」を設定し、取得したkintoneの情報を紐付けて更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、連携の起点としたいアプリを任意で指定し、Webhookを設定してください。
• ジョブカン経費精算・ワークフローでのユーザー情報更新では、前段のkintoneから取得した値を元に、更新したい項目を自由にマッピングすることが可能です。

■注意事項

• kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。