Googleフォームで送信されたCSVファイルの空白行を削除し、編集ファイルをGmailで送信する

■概要

Googleフォームで収集したアンケートや申込情報はCSVファイルで出力できますが、手動でのデータ整形や共有には手間がかかるのではないでしょうか。
特に、不要な空白行を毎回削除し、関係者にメールで送付する作業は、単純ながらも面倒な業務です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、CSVファイルの空白行削除からGmailでのファイル送信までを自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集したCSVデータの整形や共有を手作業で行っている方
• 定型的なファイル編集やメール送信業務の時間を削減し、他の業務に集中したい方
• 手作業によるデータの加工ミスや、メールの送信漏れなどを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、CSVの加工からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル編集やメール添付時に起こりがちな、行の削除ミスやファイルの添付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに紐づく回答ファイルをCSV形式で取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「CSVデータの加工」を選択し、ダウンロードしたCSVファイルの空白行を削除するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、加工済みのCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携している他のフォーム作成ツールに変更して運用することも可能です。
• ファイルのダウンロード元であるGoogle Driveは、DropboxやBoxなど、普段利用している他のクラウドストレージサービスに自由に変更できます。
• CSVファイルの加工は、今回の空白行削除だけでなく、「CSVからデータを抽出」といったアクションに変更し、特定のデータのみを抜き出すことも可能です。
• 通知先に設定しているGmailは、OutlookやChatwork、Slackなど、他のメールアプリやビジネスチャットツールに変更することもできます。

■注意事項

• Gmail、Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133