■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報はCSVファイルで出力できますが、手動でのデータ整形や共有には手間がかかるのではないでしょうか。
特に、不要な空白行を毎回削除し、関係者にメールで送付する作業は、単純ながらも面倒な業務です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、CSVファイルの空白行削除からGmailでのファイル送信までを自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したCSVデータの整形や共有を手作業で行っている方
- 定型的なファイル編集やメール送信業務の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- 手作業によるデータの加工ミスや、メールの送信漏れなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、CSVの加工からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル編集やメール添付時に起こりがちな、行の削除ミスやファイルの添付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに紐づく回答ファイルをCSV形式で取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「CSVデータの加工」を選択し、ダウンロードしたCSVファイルの空白行を削除するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、加工済みのCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携している他のフォーム作成ツールに変更して運用することも可能です。
- ファイルのダウンロード元であるGoogle Driveは、DropboxやBoxなど、普段利用している他のクラウドストレージサービスに自由に変更できます。
- CSVファイルの加工は、今回の空白行削除だけでなく、「CSVからデータを抽出」といったアクションに変更し、特定のデータのみを抜き出すことも可能です。
- 通知先に設定しているGmailは、OutlookやChatwork、Slackなど、他のメールアプリやビジネスチャットツールに変更することもできます。
■注意事項