Googleフォームで受信した内容の漢字にAIでふりがなを付与し、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームでお客様の名前やイベント参加者の氏名を受け付けた際に、漢字の読み方がわからず確認に手間取った経験はありませんか。一件ずつ確認する作業は時間がかかるだけでなく、読み間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが自動で漢字にふりがなを付与し、その内容をGmailへ通知するため、確認作業の手間を省き、業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでお客様情報やイベント参加者リストなどを管理している方
• フォームで受信した氏名などの漢字の読み方確認に手間を感じている方
• AIを活用して、手作業による確認や転記作業を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があるたびに、AIが自動でふりがなを生成するため、これまで確認作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業での確認による読み間違いや、担当者による読み方のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームで受け付けた氏名などの漢字にふりがなを付与するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、フォームの回答内容とAIが生成したふりがなを記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でふりがなを生成するアクションでは、プロンプト（指示文）を編集することで、ふりがなをひらがなにするかカタカナにするかなどを自由に指定できます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したテキストを引用したり、定型文や署名を追加したりすることも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。