Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailに通知する
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付けた後、一つひとつファイルを開いて内容を確認する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付・送信されると自動でファイル内の文字を認識し、その結果をGmailで通知できます。これにより、ファイル内容の確認作業を効率化し、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルの内容確認やテキスト化を手作業で行っている方
- 画像やPDFから文字情報を抽出し、業務に活用したいと考えている担当者の方
- ファイル提出時の確認と関係者への通知プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、自動で文字認識と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認や入力の時間を短縮できます。
- 手作業での文字の転記に伴う入力ミスや、ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した文字情報を含んだメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先の宛先や件名を任意の内容で設定してください。
- メールの本文には、OCR機能によって抽出された文字情報や、その他のフォームの回答内容などを組み合わせて、自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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特定の回答情報を取得
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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