Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailで通知する

■概要

Googleフォームで受け取ったファイルの内容確認や、その情報を基にしたGmailでの通知作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は時間がかかり、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されると、AI機能が自動でファイル内の文字を認識し、その結果をGmailで即座に通知します。これにより、手作業の負担を軽減し、迅速かつ正確な情報共有を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集したファイルの内容確認と通知を手作業で行っている担当者の方
• ファイル内の文字情報を効率的に抽出し、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
• Googleフォーム、Google Drive、Gmailを日常的に利用し、定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信後、AIによる文字認識からGmailでの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による文字の転記ミスや、重要な情報伝達の遅延・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Gmail、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答から取得したファイルIDを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを処理対象として指定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先、件名、そして本文に文字認識結果を挿入してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答に含まれるファイルIDを動的に取得するよう設定します。
• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、前のステップでGoogle Driveからダウンロードしたファイルを対象として正しく指定し、適切なファイルの添付方法を選択してください。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）、メールの件名、本文の内容（文字認識結果の挿入箇所など）を、実際の運用に合わせて柔軟にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924