■概要
Trelloでのタスク管理と、boardでの案件管理を別々に行っていると、情報の二重入力が手間になりませんか。特に、Trelloのカードが更新されるたびに手作業でboardに情報を転記する業務は、時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Trelloのカード情報が更新された際に、その内容をAIが解析し、自動でboardに案件として登録するものです。Trelloのboard上での情報更新と案件登録を連携させ、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloとboardを併用しており、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- Trelloのboardを活用したタスク管理と、案件登録の連携を自動化したいチームリーダーの方
- ツール間のデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したい業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloのカード更新をきっかけに、boardへの案件登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、更新されたカードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションを設定し、カード情報から案件登録に必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでboardの「顧客リストの取得」アクションを設定し、登録先の顧客情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録」アクションを設定し、これまでのステップで取得・抽出した情報をもとに案件を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Trelloのカード説明欄などから抽出したいデータ項目（例：案件名、担当者、金額など）を任意で設定できます。
- 分岐機能では、フローボットを起動させる条件を自由にカスタマイズ可能です。例えば、「完了」リストにカードが移動した場合のみ、boardに案件登録するといった設定ができます。
- boardに案件を登録するアクションでは、登録する項目を任意で設定できます。Trelloから取得した情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Trello、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Trelloのカード説明欄にboardへの登録内容をあらかじめ入力することを想定しています。
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