■概要
契約書や報告書など、PDF形式で受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。ファイル数が多ければ多いほど、この単純作業に時間を取られてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Boxの指定フォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが自動でPDFをWordに変換し、Box内の別フォルダへ保存する一連の処理を自動化できるため、こうしたファイル変換の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでファイル管理を行っており、PDFをWordに変換する作業を効率化したい方
- 手作業でのファイル変換やアップロードによる、保存先の間違いや対応漏れなどのミスを防ぎたい方
- ファイル形式の変換といった定型業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFをWordに変換して指定のフォルダに保存するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、CloudConvertにファイルをアップロードし、「ファイルを変換」アクションでPDFからWord形式への変換タスクを実行します。
- 変換処理完了後、CloudConvertから変換されたWordファイルをダウンロードします。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダを任意に指定することが可能です。
- CloudConvertのオペレーションでは、変換後のファイル名や出力形式（docxなど）を自由に設定できます。
- 最終的にBoxへファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の値に設定し、柔軟なファイル管理を行えます。
■注意事項
- Box、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
