フォームでURLが送信されたら、RPAでWebページをPDFに変換してBoxに保存する

■概要

ウェブサイトの情報を手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームにURLを送信するだけでRPAが自動でウェブサイトをPDFに変換し、指定のBoxフォルダに保存します。手作業によるウェブサイトのPDF化と保存作業を自動化し、業務効率を改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でウェブサイトをPDFに変換して保存しており、手間を削減したい方
• 情報収集のために複数のウェブサイトを巡回し、PDFで記録を残している方
• RPAを活用してウェブページの保存や管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにURLを送信するだけでウェブサイトのPDF化からBoxへの保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるウェブサイトの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の品質を安定させることが可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで受け取ったURLのウェブサイトをPDFに変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、URLを受け取る項目以外に、ファイル名や保存先フォルダを指定するための項目など、任意の項目や回答種別を追加・設定できます
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDFに変換する操作の他に、ウェブサイト上でのクリックや入力といった操作を自由に設定することが可能です
• Boxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやPDFのファイル名を、任意の値やフォームで取得した情報をもとに動的に設定することが可能です

‍■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。