Google スプレッドシートに情報が追加されたら、RPAでWebページをPDFに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

競合調査や情報収集などで特定のウェブサイトを定期的に確認し、記録として保存する業務は重要ですが、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、複数のウェブサイトを巡回し、それぞれPDFに変換して保存する作業は、時間もかかり面倒に感じることもあるかもしれません。このワークフローは、Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、RPAが自動でウェブサイトをPDFに変換してGoogle Driveに保存するため、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的な情報収集で、ウェブサイトをPDFに変換し保存する業務を効率化したい方
• RPAを活用し、Google スプレッドシートと連携した自動化の仕組みを構築したい方
• 手作業でのWebページ保存による抜け漏れや、手間を削減することに関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、ウェブサイトをPDFに変換する作業が自動化され、情報収集や資料作成の時間を短縮できます。
• 手作業によるWebページの保存忘れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、追加されたURLのウェブサイトをPDFとして保存するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のシートを選択できます。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、アクセスする変換ツールのURL、操作などを自由にカスタマイズできます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意のものに設定することが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。