フォームでTXTファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

日々の業務で発生するTXTファイルを、手作業でPDFに変換する方法をその都度探して対応していませんか。オンラインツールへのアップロードや保存先への格納など、一つ一つは単純な作業ですが、積み重なると大きな手間になります。このワークフローを活用すれば、フォームにTXTファイルを送信するだけで、自動でPDFに変換してGoogle Driveに保存までの一連の流れが完了するため、ファイル形式の変換に伴う手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定型的に発生するTXTファイルのPDF変換作業を効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイル変換とGoogle Driveへの保存に手間やミスを感じている方
• RPAなどを活用して、ファイル形式を変換する方法を模索し、プロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、TXTファイルからPDFへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 人の手によるファイルの変換漏れや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、TXTファイルをアップロードするためのフォームを作成します
3. 続けて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定します。オンラインのファイル変換ツールにアクセスし、フォームで受け取ったTXTファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイルアップロード項目以外に、任意の質問項目や回答形式を自由に設定することが可能です
• RPA機能のブラウザ操作では、利用するオンラインの変換ツールへのアクセス先URLや、サイト上での操作内容を自由にカスタマイズできます
• Google Driveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダIDや、フォームの入力内容を組み込んだファイル名を任意に設定できます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。