フォームで回答が送信されたら、Microsoft ExcelにAsanaにプロジェクトを追加する

■概要

Asanaでのプロジェクト管理と、Microsoft Excelでの一覧管理、これらの情報登録を手作業で行うことに手間を感じることはないでしょうか。手入力はヒューマンエラーの原因となり、業務の正確性を損なう可能性もあります。このワークフローを活用することで、フォームへの一度の入力でAsanaへのプロジェクト作成とMicrosoft Excelへのデータ追加を自動化できるため、asanaとexcelの連携を効率化し、プロジェクト管理の初動をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Excelを併用し、手作業での情報登録に課題を感じているプロジェクト担当者の方
• AsanaとMicrosoft Excelへの二重入力をなくし、プロジェクト作成プロセスそのものを効率化したいマネージャーの方
• フォームからの依頼をもとに、Asanaへのプロジェクト起票とExcelへの記録を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力でAsanaへのプロジェクト作成とMicrosoft Excelへの記録が完了し、手作業に費やしていた時間を短縮します
• 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「プロジェクト追加フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します
3. 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、フォームで受け付けた回答内容を指定のシートに記録します
4. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「プロジェクトを作成」アクションで、フォームの内容をもとにAsana上に新しいプロジェクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、プロジェクト作成に必要な情報に合わせて任意で編集が可能です
• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、事前に用意した記録先のファイルやシートを正しく設定してください
• Asanaでプロジェクトを作成するアクションでは、プロジェクト名や担当者、期日などの各項目に、フォームで取得した値を動的に設定してください

■注意事項

• ‍‍Microsoft Excel、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。