フォームでWordファイルが送信されたら、オンラインツールでExcel形式に変換してBoxに保存する

‍■概要

Word形式で受け取ったアンケートや申請書の情報を、手作業でExcelに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも発生しがちです。
このワークフローは、フォームでWordファイルが送信されると、RPAがオンラインツールを操作して自動でExcel形式に変換し、Boxに保存する一連の流れを自動化します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wordで受け取ったデータを集計のためにExcelへ変換する作業を頻繁に行っている方
• 手作業によるファイル形式の変換やBoxへのアップロード作業を効率化したい方
• RPAなどを活用して、WordからExcelへのデータ移行プロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、WordからExcelへの変換とBoxへの保存が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、Wordファイルを受け取るためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でWordをExcelに変換する操作を記録します。
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を選択し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームされたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイルのアップロード項目以外にも、申請者名や日付といった任意の項目や回答種別を設定できます。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際に利用するオンライン変換ツールのURLや、ファイル変換に必要なブラウザ上での操作を自由にカスタマイズしてください。
• Boxへのファイルアップロードでは、ファイルの保存先フォルダIDや、動的な値を用いたファイル名を任意で設定可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。