■概要
メールで受け取ったPDFファイルを編集するために、都度ファイルを開いてコピー＆ペーストしたり、手作業でGoogleドキュメントに変換したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、GmailでPDFファイルを受信した際に、自動でGoogleドキュメントへと変換できます。面倒なPDFからGoogleドキュメントへの変換作業から解放され、業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFファイルの管理や確認作業に手間を感じている方
- 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
- Google Drive上でのファイル管理を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル保存や変換の時間を短縮します
- 手動でのGoogleドキュメント変換に伴う、ファイルの保存先誤りや変換漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、メールにファイルが添付されている場合のみ処理を進めるよう設定します
- 次に、オペレーションのデータ変換機能を使い、保存するファイル名などを任意の値に設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したPDFファイルをアップロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください
- Google Driveの各アクションでは、PDFファイルのアップロード先や、Googleドキュメントに変換したファイルの保存先フォルダ、ファイル名をそれぞれ任意で設定可能です
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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