■概要
メールで受け取ったWordなどのファイルを、都度PDFに変換して返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は手間に感じるだけでなく、変換漏れや添付ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが自動で`document to pdf`の変換処理を行い、変換後のファイルを添付して返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したWordなど`document to pdf`に変換する作業を効率化したい方
- Gmailでの書類授受が多く、手作業によるファイル変換や返信に課題を感じている方
- RPAを活用して、書類のフォーマット変換から返信までのフローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に`document to pdf`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、添付ファイルの間違いや返信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したファイルを`document to pdf`に変換するWebサイト上の操作を記録させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、RPAによって変換されたPDFファイルを添付して自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、`document to pdf`の変換に利用するWebサイトや、ファイル選択から変換、保存までの一連の操作をご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できます。また、メールの本文に固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメール情報などを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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