■概要
取引先からRAR形式のファイルが送られてきた際、内容を確認するために毎回解凍し、さらにPDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした課題を解決するための具体的な方法の一つです。Dropboxの特定フォルダにRARファイルがアップロードされると、RPA機能がオンラインツールを利用して自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。手作業によるRARファイルをPDFに変換する方法から脱却し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでファイル管理を行っており、RARファイルの扱いに手間を感じている方
- 安全かつ効率的なRARファイルをPDFに変換する方法を模索している業務担当者の方
- ファイル形式の変換やリネームといった一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- RARファイルを検知後、自動でPDFに変換して保存まで行うため、これまで手作業で行っていた一連のファイル変換業務にかかる時間を削減できます
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面からDropboxとYoomを連携させます
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをダウンロード」のアクションを設定して、トリガーで検知したRARファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンラインファイル変換ツールにアクセスしてPDFに変換するブラウザ操作を記録します
- 続けて、オペレーションでデータ変換機能を設定し、正規表現を用いてファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、オペレーションで再度Dropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションで、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、RARファイルのアップロードを検知したいフォルダのパスや、特定のファイル名を監視対象として任意で設定することが可能です
- RPA機能（ブラウザ操作）の設定では、利用したいオンラインファイル変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由に設定できます
- Dropboxへ変換後のPDFファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を任意のものに指定できます
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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