フォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでLaTeX形式に変換してDropboxに保存する

■概要

論文や技術文書の作成において、PDFをLaTeX形式に変換する作業は、オンラインツールを使ってもファイルのアップロードや保存に手間がかかるものです。頻繁に発生する作業であればあるほど、こうした手作業は負担になりがちです。このワークフローを活用することで、PDFをLaTeX形式に変換する方法として、フォームにファイルを送信するだけで、RPAが変換処理を行いDropboxへ自動で保存する一連の流れを構築し、面倒なファイル変換作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 論文執筆などでPDFをLaTeX形式に変換する方法を探し、定型業務を効率化したい方
• 手作業でのファイル変換やリネーム、指定フォルダへの保存に手間を感じている方
• RPAなどを活用し、ファイル変換に関わる一連のプロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにPDFファイルを送信するだけで変換から保存まで自動実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮できます
• 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違い、ファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、PDFファイルをアップロードするためのファイル項目など、任意の項目を作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でPDFをLaTeX形式に変換する操作を記録します
4. 続けて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを設定し、保存ファイル名の用いる情報を整えます
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・リネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ファイル項目以外にも、文書名や提出者名など管理に必要な情報を入力する項目を任意で追加、設定できます
• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際に利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイル変換に関わる一連の操作を自由に設定してください
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスや、フォームで入力された情報などを組み合わせたファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。