■概要

Gmailで受信した請求書や申込書といったPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、オンラインのOCR機能でテキスト情報を自動で抽出し、Notionのデータベースへ追加する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの情報を手作業で転記している経理や営業事務担当者の方
• Notionを情報集約DBとして活用しており、PDFからのデータ入力を効率化したい方
• オンラインでPDFファイルからテキストを抽出する作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPDFファイルを受信後、自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するため、任意のラベルを設定してください
• OCR機能の設定では、読み取りたいPDFファイルの中から、抽出対象としたい項目を任意で設定してください
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、データを追加したいデータベースIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。