■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのPDFファイルから、表形式のデータを手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Googleフォームにファイルが添付された回答が送信されると、OCR機能がPDF内の表を自動的に読み取り、その内容をNotionデータベースへ追加します。手作業で行っていたPDFから表を抽出する一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFから、手作業で表の情報を転記している方
• PDFから表の情報を抽出し、Notionでデータ管理をしている方
• 定期的に発生するPDFからのデータ抽出と転記作業を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をきっかけに、PDFから表の抽出、Notionへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、添付されたファイル情報を取得します
4. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから取得したPDFファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションで、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから表形式のデータを抽出します
6. 次に、オペレーションで、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、OCRで読み取った表の各行データを処理します
7. 最後に、オペレーションで、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出したデータをNotionデータベースに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームを任意で指定可能です
• Google DriveでダウンロードするファイルのIDは、固定値で指定するか、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定できます
• OCR機能では、PDFファイルから抽出したい表の項目を任意でカスタマイズできます
• 繰り返し処理機能では、前段のOCR機能で取得した一覧データを変数として指定し、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です
• Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、どの情報を割り当てるかを柔軟にカスタマイズできます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。