■概要

Googleフォームで受け取った請求書などのファイルを、一つひとつ開きながら内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル添付をきっかけに、OCR機能が自動で書類を読み取り、Google スプレッドシートへデータを整理して転記できます。手作業による入力ミスを防ぎ、関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、管理を効率化したい方
• Google スプレッドシートへの手動でのデータ転記作業に課題を感じている方
• 添付ファイルの転記作業における入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに添付されたファイルをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. その後、Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」と「セルに値を入力する」アクションで、データの保存先となる表を作成します。
6. 最後に、「繰り返し処理」とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、OCRで抽出したデータを指定の行に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルの種類に応じて、会社名や金額、日付といった抽出したい項目を任意でカスタムできます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、どの列にどのデータを入力するかを任意で指定でき、OCRで抽出した値を動的に埋め込めます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133