■概要
新しい従業員が入社するたびにNotionに従業員リストを更新し、さらにConfluenceを開いて手動で招待メールを送る作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されるだけでConfluenceへの招待が自動で完了するため、こうした課題を解消し、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとConfluenceで従業員管理や情報共有を行っている総務・人事担当者の方
- 手作業によるアカウント招待プロセスに非効率を感じ、自動化を検討している方
- 新メンバーのオンボーディングプロセスを円滑にし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録をトリガーにConfluenceへの招待が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのデータ入力や招待作業がなくなることで、メールアドレスの入力ミスや招待忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定して、従業員データベースを監視対象とします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、作成の時のみ後続のアクションに進むように設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーをきっかけに取得したページIDを元に、招待に必要な従業員情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」を設定し、取得した従業員のメールアドレス宛に招待を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待するユーザーの役割などを固定値で指定したり、前段のNotionから取得した従業員のメールアドレスなどを動的な値として連携させたりすることが可能です。
■注意事項
- NotionとConfluenceをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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