Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する

■概要

Notionに新しいリード情報を登録するたびに、Zoomで会議を手動で設定し、その詳細をメールで案内する作業に手間を感じていませんか。この一連の定型業務は、多忙な中で行うと入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionへのリード登録をきっかけに、Zoom会議の作成からメールでの情報送信までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客管理を行い、Zoomでの商談設定を手作業で行っている営業担当者の方
• リード獲得から商談設定までの一連のプロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
• 手作業による連絡ミスを削減し、顧客対応の質とスピードを向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへの登録を起点に、Zoom会議の作成とメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 会議URLや日時などの情報を手動でコピーする必要がなくなり、転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」アクションを設定し、対象のデータベースを指定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前段で取得した情報をもとに会議を作成します。
5. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を利用し、作成したZoom会議のURLなどの情報を含めた案内メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送信するオペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
• メールの本文には、Notionから取得した顧客名や、Zoomで作成した会議のURLといった動的な情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• NotionとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。