Outlookで受信したファイルをSlackで共有する

■概要

Outlookで受信したメールに添付されたファイルを、都度手動でダウンロードしてSlackにアップロードし、チームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、ファイルの添付忘れや誤ったチャンネルへの投稿といったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信するだけで添付ファイルを自動でSlackに共有できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した添付ファイルをSlackで共有する作業を手動で行っている方
• 取引先からの請求書など、定期的に受け取るファイルをチームに迅速に共有したい方
• 手作業によるファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに添付ファイルの取得からSlackへの共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れやSlackへの添付漏れ、誤ったチャンネルへの投稿といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. さらに、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、前のステップで取得した添付ファイルをダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダなど）を指定し、そのフォルダでメールを受信した場合にのみフローボットを起動させることが可能です。
• Slackへファイルを送信するアクションでは、通知先として任意のチャンネルを設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や送信者などの情報を変数として埋め込み、動的な通知を作成することも可能です。

■注意事項

• OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら