kintoneで特定のステータスに更新されたら、登録されたファイルの名称を変更する

■概要

kintoneで管理している案件やプロジェクトの進捗に応じて添付ファイルの名称を変更する作業は、手作業で行うと手間がかかり、命名規則のミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、添付されているファイルの名称を自動で変更できます。手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で、案件ステータスに応じたファイル名の変更を手作業で行っている方
• ファイル名の命名規則を統一し、検索性や管理の精度を高めたいと考えている方
• kintoneを活用した業務プロセスの自動化を検討している情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新を起点にファイル名の変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイル名の変更漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. その後、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」と「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、「データを操作・変換する」アクションで、取得したレコード情報などを基に新しいファイル名を生成します。
6. 最後に、kintoneの「ファイルをアップロード」と「ファイルとレコードを関連付け」アクションを設定し、名称変更したファイルを元のレコードに紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「データを操作・変換する」のアクションでは、kintoneのレコード情報などを組み合わせて、ファイル名をどのように変更するかを自由に設定することが可能です。

■注意事項

• kintoneとYoomを連携してください。