kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
• kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
• 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。