Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelの作業管理表にデータを登録する

■概要

現場からDropboxにアップロードされる作業報告書の内容を、都度Microsoft Excelの管理表へ手入力する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに報告書ファイルが追加されるとOCR機能が自動で内容を読み取り、Microsoft Excelへデータを登録するため、面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft Excelで作業報告書の管理を行っている現場担当者やマネージャーの方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや、その後の確認作業に時間を要している方
• OCR技術を活用した書類のデータ化や業務プロセスの自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、データ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業での転記作業で発生しがちな入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションではじめに、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知した報告書ファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、OCRで読み取ったデータを指定の作業管理表に自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスを任意で指定してください。
• OCR機能のアクション設定では、お使いの作業報告書のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：日付、担当者名、作業内容など）をカスタマイズしてください。
• Microsoft Excelのアクション設定では、データを追加したいファイルやシートを指定し、どの項目をどのセルに追加するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます