■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、見積書などを頻繁に手作業で作成している営業担当者の方
- 顧客情報の更新から書類発行、保存までを効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ノンコア業務を自動化することで、より重要度の高い戦略的な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行と保存が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を改善します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、顧客情報などの更新を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにフローを分岐させます。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、書類の雛形となるファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報と雛形をもとに書類を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲や列を任意で指定できます。
- 分岐機能では、前のステップで取得したスプレッドシートの情報（特定の列の値など）を基に、後続のオペレーションを処理する条件を自由に設定できます。
- Google Driveでファイルを検索する際、書類の雛形が格納されている特定のフォルダIDやファイル名を指定することが可能です。
- 書類を発行するアクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分をどのデータに置換するかの条件も設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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