フォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveの保存とGmail送信をする

■概要

フォームからの申し込み対応、請求書作成や送付に手間を感じていませんか。手作業では入力ミスや送信漏れのリスクも伴い、重要な業務でありながらも大きな負担になりがちです。このワークフローは、フォームが送信されると、その内容をもとにGoogleドキュメントで請求書を自動発行し、Google Driveに保存、さらにGmailで顧客へ自動送信します。定型的な請求業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由の受注が多く、請求書発行を手作業で行っている事業者の方
• 請求書の作成から送付までのプロセスでの入力ミスや送信漏れをなくしたい方
• Google Workspaceを活用し、請求業務をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの内容を転記して請求書を作成しメールを送る一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による請求金額の間違いや宛先の誤り、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な請求業務を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、請求書のテンプレートファイルを検索します。
4. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、フォームの内容を反映した請求書を生成します。
5. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」を設定し、生成した請求書を添付したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定できます。
• メールの件名や本文には、フォームトリガーで受け取った顧客名や金額などの情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。