フォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveの保存とGmail送信をする
フォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveの保存とGmail送信をする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業で請求書を作成・送付する業務は手間がかかる上に、転記ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで、その回答内容をもとにGoogleドキュメントで請求書を自動で発行し、Google Driveへの保存とGmailでの送付まで一連のプロセスを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を発行している方
- 請求書の発行からGoogle Driveへの保存、Gmailでの送信までを効率化したい方
- 手作業による請求情報の転記ミスや、メールの送付漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から請求書発行、保存、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル添付、メール作成がなくなるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Gmail、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形を探します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガーでは、請求書の発行に必要な宛名や金額、品目などの回答項目を自由に設定してください。
- Google Driveのアクションでは、請求書の雛形が格納されているフォルダや、発行した請求書を保存する先のフォルダを任意で指定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行する際は、使用する雛形テンプレートや、発行する書類のファイル名などを任意に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先や件名、本文を自由に設定でき、フォームで受け付けた内容などを本文に差し込めます。
■注意事項
- Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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