メールに添付されたファイルをGoogle DriveとDropboxに格納する

■概要

特定のメールに添付された請求書や資料などを都度手作業でクラウドストレージに保存するのは、手間がかかるうえ、保存漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でGoogle DriveとDropboxの両方に格納できます。
これによりファイル管理の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールの添付ファイルをGoogle DriveやDropboxに手動で保存している方
• 複数のクラウドストレージでファイルを管理しており、作業の二度手間をなくしたい方
• 重要なファイルの保存漏れを防ぎ、ファイル管理業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信と同時にファイルが自動で格納されるため、手作業での保存にかかる時間を短縮することができます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、保存漏れや格納先の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件のメールを受信したらフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後に、同様にオペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレスなどの条件を任意で設定してください。
• Google Driveのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名を任意でカスタマイズしてください。
• Dropboxのアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。