■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、定期的にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での報告は時間がかかるだけでなく、送信漏れや内容の更新忘れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した曜日・時間にAsanaのタスク状況を自動で取得し、Outlookから関係者へ通知できます。これにより、週次報告などの定型業務を自動化し、正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでタスク管理を行い、手作業でチームに進捗状況を共有している方
- Outlookを主要な連絡ツールとしており、定期報告の抜け漏れを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有にかかる時間を削減し、管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週行っていたAsanaの状況確認や報告メールの作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による報告の遅延や送信忘れ、タスク数の確認ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎週月曜日の午前9時」など、通知を実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「プロジェクトのタスク数を取得」アクションを設定し、状況を把握したいプロジェクトを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク数などの情報を記載したメールを指定の宛先へ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、通知を実行する頻度、曜日、時間などを「毎日」や「毎週金曜日の17時」のように、業務に合わせて任意で設定できます。
- Outlookのメール通知設定では、宛先を自由に指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、前のオペレーションでAsanaから取得したタスク数を組み込んでカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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