■概要
日々Outlookで受信する大量のメール、特に長文の内容を確認するために時間を要していませんか？
また、その内容を関係者に共有するために手作業で要約を作成する作業は、手間がかかるだけでなく重要な情報の見落としにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで受信したメール本文をAIが自動で要約し、LINE WORKSに通知する作業を自動化することで、メール対応の効率化と迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール確認と、その内容をチームへ共有する作業に時間を取られている方
- 長文メールの要点を素早く把握し、業務の生産性を向上させたいと考えている方
- LINE WORKSを活用して、チーム内でのリアルタイムな情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに届いたメールを自動で要約して通知するため、内容確認の時間を短縮し、本来注力すべきコア業務に集中できます。
- 手作業での要約や転記による内容の誤認や、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「要約機能」を選択し、トリガーで取得したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約したテキストを指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているメールフォルダIDを任意で設定してください。
- 要約機能のオペレーションでは、要約対象とするテキスト（メール本文など）や生成する文字数、要約の条件（箇条書きで、など）を自由に設定できます。
- LINE WORKSでメッセージを送信するアクションでは、利用するボットIDや通知先のトークルームID、送信するメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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