■概要
定期的にGoogle Driveの特定フォルダ内を確認し、そのファイル一覧をMicrosoft Teamsに手動で投稿していませんか？この作業は定型的でありながら、更新漏れや報告忘れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にファイル一覧を取得してMicrosoft Teamsのチャンネルへ投稿できるため、手作業による報告業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル更新状況をMicrosoft Teamsで定期的に共有している方
- 手作業でのファイル一覧の作成と報告業務に手間や時間を取られていると感じる方
- 定型的な報告業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でファイル一覧がMicrosoft Teamsに投稿されるため、手作業での確認や報告にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの見落としや、報告内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、定期実行したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションで、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得したファイル一覧を任意のチャネルに投稿するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のMicrosoft 365アカウントが必要です。
- 家庭向けプランのアカウントを利用している場合、認証に失敗する可能性があるため、事前にご利用のプランをご確認ください。
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