フォームの内容をもとにOutlookにカレンダーを作成してSlackに通知する

■概要

フォームで受け付けた日程調整や予約などを、一件ずつ手動でカレンダーに登録し、関係者へ共有していませんか？この一連の作業は、入力ミスや共有漏れが発生しやすく、対応件数が増えると大きな手間となります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でOutlookに予定が登録され、Slackに関連情報が通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受けた予約や問い合わせ内容を、手動でOutlookカレンダーに登録している方
• カレンダー登録後に、Slackで関係者への共有を手作業で行い、手間を感じている方
• 日程調整や予約管理業務における、入力ミスや共有漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、Outlookへの予定登録とSlackへの通知が自動で完결するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ転記や通知作業が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な情報を取得するための項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基に予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、予定が登録された旨を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や希望日時など、取得したい情報に合わせて設問項目を任意でカスタマイズしてください。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できます。また、通知するメッセージ本文に、フォームで取得した内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。