Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け付けた申込内容や申請情報を、手作業で書類に転記してBoxに格納する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動でPDF書類を発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを完結させることができ、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を、手作業で書類化しているバックオフィス担当者の方
• 書類の作成からBoxへの格納まで、一連の業務フローに非効率を感じている営業担当者の方
• 申請や申込受付業務のペーパーレス化と自動化を推進したいと考えている情報システム担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、書類発行から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDF書類を格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形書類を指定することが可能です。
• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した書類を保存したいBox内のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。