Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた回答内容を、一件ずつ手作業で書類に転記し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるものです。また、こうした手作業は入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Google ドキュメントでPDF書類を自動で発行し、指定のDiscordチャンネルへ通知できます。定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類発行を行っている方
• 作成した書類の共有をDiscordで行っており、通知の手間を省きたい方
• フォーム受付から書類発行、通知までの一連の業務フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からDiscordへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションでPDF書類を作成します。
4. 4.最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションで、発行したPDFを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームのIDを任意で設定してください。
• Google ドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成した雛形となる書類を任意で指定することが可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Googleドキュメント、DiscordとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。