Apolloでコンタクトが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

Apolloで新しいコンタクト情報を管理する際、関連資料を保管するために都度手動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成していませんか？この手作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloにコンタクトが登録されると同時に、Microsoft SharePointに指定のフォルダが自動で作成され、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ApolloとMicrosoft SharePointを併用し、手作業での連携に非効率を感じている方
• 営業活動における顧客ごとの情報やドキュメント管理を、より効率化したいと考えている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Apolloにコンタクトを登録するだけで自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動での作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Apolloから取得したコンタクト情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダ名、フォルダ名などを任意で設定してください。これにより、自社の運用ルールに合わせたフォルダ階層に自動で整理することが可能です。

■注意事項

• Apollo、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。