■概要

Googleフォームでファイルを受け付ける業務において、ファイルを開いて内容を確認し、Miroに手作業で転記するプロセスに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をもとにMiroへボードを作成します。一連の作業を自動化し、面倒な転記作業を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業でMiroに転記している方
• OCR機能を活用して、画像やPDFファイルからの文字起こし業務を効率化したい方
• Miroでの情報集約や、ブレインストーミングの準備を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信を起点に、ファイルの読み取りからMiroのボード作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手動でのデータ転記や情報整理が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMiroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにボードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する質問項目やファイルアップロード欄は、収集したい情報に応じて自由に設定してください。
• Googleフォームから送信されたファイルの保存先となるGoogle Driveのフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
• OCR機能で画像やPDFから文字を読み取る際に、抽出したい情報の範囲などを任意で設定することが可能です。
• Miroで作成するボードの名称や説明には、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容やOCRで読み取ったテキストなどを組み込めます。

■注意事項

• GoogleフォームとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。