Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込み情報や添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特に、添付された書類から情報を転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルがAI-OCRで自動的に読み取られ、その内容に基づいてZoomミーティングが作成されるため、一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとZoomを使い、面談や打ち合わせの日程調整を行っている担当者の方
• 添付された書類の内容を手作業で確認し、ミーティング設定をしている方
• 申し込み受付から日程調整までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から添付ファイルの読み取り、ミーティング作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによる自動読み取りで情報を連携するため、手作業でのデータ転記による入力間違いや設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を利用してミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみをトリガーとして起動させることが可能です。
• OCR機能で情報を読み取るオペレーションでは、読み取り精度に応じてAIエンジンを任意で選択できます。これにより、読み取る書類の種類に応じて最適なエンジンを利用できます。

■注意事項‍

• Googleフォーム、ZoomをYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。