Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引で発生する英語の請求書や契約書を、都度内容を確認しながら手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、OCR機能が自動で英語ドキュメントの文字を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加するため、こうした手作業による入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した英語ドキュメントを手作業で転記している担当者の方
• 海外との取引が多く、英語書類の情報を効率的にデータ管理したいと考えている方
• OCR技術を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 手作業によるデータ入力や転記が不要になるため、これまでかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• OCRによる自動での読み取りと転記によって、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語を英語に設定し、抽出したい項目や使用するAIモデルなどを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。