フォームで受け取った問い合わせ内容を翻訳し、回答文を作成してOutlookで通知する

■概要

海外からの問い合わせ対応で、フォーム内容の翻訳や回答文の作成に手間がかかっていませんか？
手作業での翻訳や複数ツールをまたいだコピー＆ペーストは、時間的なロスだけでなく、コミュニケーションエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローでは、フォームで受け取った内容をAIが翻訳し、回答文を作成してOutlookで通知するまでの流れを自動化できます。
AIと自動化を活用し、多言語での顧客対応を効率化させましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外からの問い合わせにフォームを利用しており、翻訳と返信作成に時間がかかっている方
• 多言語対応の顧客サポート業務を効率化し、担当者の負担を軽減したいと考えている方
• AIを活用して、Outlookでの通知を含む一連の問い合わせ対応を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの問い合わせ内容の翻訳から回答文案の作成までを自動化できるため、手作業で対応していた時間を短縮することができます。
• 手動での翻訳や文章作成に伴う誤訳や表現のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の安定に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームに情報が送信されたら」フローが起動するよう設定します。
3. オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、フォームで受け取った問い合わせ内容を翻訳します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、翻訳した内容をもとに回答文案を作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した回答文案を指定の宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、名前や問い合わせ内容など、必要な質問項目を自由に設定してください。
• AIによる翻訳のアクションでは、フォームで取得したどの項目を、何語に翻訳するかを任意で設定できます。
• 回答文を生成するAI機能では、どのような回答を作成させたいか、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。フォームで受け取った情報を含めて指示することも可能です。
• Outlookでの通知は、宛先や件名、本文などを任意で設定でき、本文にはAIが生成した回答文などの情報を埋め込めます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。